Guide pratique
Espèces, restos et pourboires : comment les passer en note de frais ?
Le repas client, le café payé en liquide et les cinq euros laissés au serveur posent tous la même question : est-ce déductible, et avec quel justificatif ? Voici les règles fiscales applicables et la manière d'extraire correctement la TVA d'un ticket de restaurant ou de bar.
Repas d'affaires, repas seul : deux régimes différents
Un repas pris avec un client, un prospect, un partenaire ou un fournisseur est une dépense de représentation : elle est déductible dès lors qu'elle est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, d'un montant raisonnable et justifiée. La note seule ne suffit pas à le prouver : notez le nom de l'invité et le motif, c'est la première question posée en contrôle.
Un repas pris seul en déplacement relève d'une autre logique : seule la fraction supérieure au coût d'un repas pris chez soi est déductible, et uniquement quand la distance empêche de rentrer. Un déjeuner quotidien à côté de son bureau habituel n'entre dans aucune de ces deux cases.
La question à se poser n'est pas « ai-je un ticket ? » mais « puis-je expliquer en une phrase pourquoi l'entreprise a payé ce repas ? ». Écrivez cette phrase sur la dépense au moment du scan.
Récupérer la TVA sur un ticket de restaurant ou de bar
Contrairement aux frais de réception d'un particulier, la TVA sur la restauration professionnelle est récupérable. Encore faut-il une pièce qui la mentionne : au-delà d'un certain montant, réclamez une note au nom de l'entreprise, avec ses coordonnées.
Un ticket de bar ou de restaurant mélange presque toujours deux taux. Les cafés, plats et boissons sans alcool sortent à 10 %, les alcools à 20 %. Une extraction qui ne retient qu'un seul taux fausse la déclaration : ScanCompta lit la ventilation présente en bas du ticket et conserve chaque base avec son taux, ce qui évite de reconstruire les montants à la main.
- Nourriture et boissons sans alcool : TVA à 10 %.
- Boissons alcoolisées : TVA à 20 %.
- Pourboire : hors champ, aucune TVA à récupérer.
- Sans mention de TVA sur la pièce : aucune déduction possible.
Les pourboires, cas par cas
Le pourboire est admis quand il est d'usage et proportionné. Sa difficulté est purement pratique : il est souvent versé en liquide, donc invisible.
Pourboire ajouté sur le terminal
C'est le cas le plus simple : le montant débité dépasse le total de la note, l'écart est le pourboire, et le relevé bancaire le prouve. Scannez le ticket et le reçu carte, et notez l'écart en commentaire.
Pourboire laissé en espèces
Aucune trace, sauf si le serveur l'inscrit sur la note. À défaut, mentionnez-le sur la dépense au moment du scan, avec le montant. Un pourboire non documenté et significatif sera écarté.
Service compris
Quand le service figure sur la note, il fait partie du prix et suit le régime de la dépense principale, TVA comprise. Rien de particulier à faire.
Payer en espèces sans perdre la déduction
Le liquide n'est pas interdit, il est simplement fragile : il ne laisse pas de trace bancaire, donc le ticket est la seule pièce existante. S'il disparaît, la dépense disparaît avec lui, contrairement à un paiement par carte qui laisse au moins une ligne de relevé.
Deux précautions suffisent. D'abord, photographier le ticket immédiatement, sur le comptoir, avant même de ranger la monnaie. Ensuite, tenir la caisse à jour si les paiements en espèces sont fréquents, pour que le solde théorique corresponde à ce qui reste réellement dans la pochette.
Ce que ça donne au moment de l'export
Chaque repas scanné arrive dans l'export mensuel avec sa date, son fournisseur, ses bases de TVA ventilées par taux, sa catégorie et votre commentaire. Le comptable dispose ainsi du motif de la dépense sans avoir à vous appeler, ce qui est exactement ce qui fait gagner du temps des deux côtés.
Les dépenses en espèces se repèrent au moyen de paiement noté sur la fiche, et les pourboires apparaissent dans le commentaire de la ligne concernée plutôt que dans une ligne supplémentaire sans justificatif.
En résumé
Un repas se déduit quand vous pouvez dire pourquoi l'entreprise l'a payé, la TVA se récupère quand la pièce la mentionne et ventile ses deux taux, le pourboire passe s'il est raisonnable et documenté, et le liquide reste admis à condition d'avoir le ticket. Tout se joue dans les dix secondes qui suivent le paiement : photographiez la note et écrivez le motif tant que vous l'avez en tête.
Questions & espace commentaires
Une question sur ce guide ? Posez-la ici, je réponds personnellement sous 24 h ouvrées.
- J
Julien
12 août 2026
Si je perds un ticket de péage de 9 €, est-ce que je peux quand même le passer en frais avec un relevé bancaire ?
ScanComptaAuteurOui, pour un petit montant le relevé bancaire accompagné d'une attestation sur l'honneur est généralement accepté. En revanche vous ne pourrez pas récupérer la TVA sans le justificatif original.
- S
Sonia
3 août 2026
Est-ce que je dois garder les tickets papier après les avoir scannés avec votre application ?
ScanComptaAuteurNon, si la numérisation respecte les conditions de l'arrêté du 22 mars 2017 (copie fidèle et durable), la version numérique suffit. On conserve tout pendant 10 ans à votre place.
Le défi du ticket qui traîne
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Aucun compte requis. Rien n'est enregistré.
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Questions fréquentes
Un repas seul en déplacement est-il déductible ?
Oui, la fraction qui dépasse le coût d'un repas pris à domicile est déductible lorsque l'éloignement du lieu de travail rend le retour impossible. Le justificatif doit porter la date, le lieu et le montant, et la dépense doit rester raisonnable.
La TVA sur les repas est-elle récupérable ?
Oui pour les frais de restaurant engagés dans l'intérêt de l'entreprise, à condition de disposer d'une note mentionnant la TVA. Le taux est généralement de 10 % sur la nourriture et les boissons sans alcool, et de 20 % sur les alcools : le ticket ventile les deux.
Un pourboire est-il déductible ?
Un pourboire d'usage et de montant raisonnable suit le sort de la dépense principale, à condition d'être justifié : le plus simple est qu'il figure sur la note ou sur le reçu carte. La TVA n'est pas récupérable sur un pourboire.
Peut-on payer une dépense professionnelle en espèces ?
Oui, dans la limite légale des paiements en liquide entre un professionnel et un commerçant, et à condition de conserver le justificatif. C'est la traçabilité qui pose problème, pas le liquide : sans ticket, il n'y a aucune trace bancaire pour reconstituer la dépense.
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