Glossaire comptable pour indépendants

Les définitions des termes comptables et fiscaux que vous rencontrez au quotidien, expliquées simplement pour les artisans, indépendants et petites entreprises.

Note de frais

Document comptable listant les dépenses professionnelles engagées par un indépendant ou un salarié dans le cadre de son activité. Elle doit mentionner la date, la nature de la dépense, le montant TTC et la TVA. Pour un indépendant, elle sert à justifier les charges déductibles auprès de son comptable et de l'administration fiscale.

Justificatif comptable

Pièce justificative (ticket de caisse, facture, reçu) prouvant qu'une dépense a bien été effectuée. Pour être valide aux yeux de l'administration fiscale française, un justificatif doit mentionner la date, le nom du fournisseur, le montant HT, le taux de TVA et le montant de TVA. Un document numérique a la même valeur qu'un original papier s'il respecte les conditions de l'arrêté du 22 mars 2017.

TVA déductible

Taxe sur la Valeur Ajoutée payée sur les achats professionnels et que l'entreprise assujettie à la TVA peut récupérer auprès de l'État. La TVA est déductible uniquement si l'achat est lié à l'activité professionnelle et si le justificatif original est conservé. Les auto-entrepreneurs en franchise de base de TVA ne peuvent pas récupérer la TVA.

Frais kilométriques

Indemnité calculée selon le barème kilométrique officiel de l'administration fiscale, permettant à un indépendant ou un salarié de déduire fiscalement l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles. Le barème 2026 va de 0,529 €/km (3 CV) à 0,697 €/km (7 CV et plus) pour les 5 000 premiers kilomètres. Une majoration de 20 % s'applique aux véhicules 100 % électriques.

Barème kilométrique

Table publiée chaque année par l'administration fiscale française fixant les taux de remboursement des frais de déplacement professionnel selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Il couvre le carburant, l'usure, les réparations et l'assurance du véhicule. Les péages et frais de stationnement se déduisent en supplément, avec justificatifs.

URSSAF

Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales. Organisme chargé de collecter les cotisations sociales des travailleurs indépendants et des employeurs en France. L'URSSAF peut effectuer des contrôles sur pièces pour vérifier la conformité des cotisations déclarées.

Autoliquidation de TVA

Mécanisme par lequel l'acheteur assujetti à la TVA doit déclarer lui-même la TVA d'une prestation ou d'un bien acheté auprès d'un fournisseur étranger (hors UE ou intracommunautaire). Applicable notamment aux abonnements SaaS étrangers (Adobe, Google, GitHub, ChatGPT Plus). L'acheteur est à la fois redevable et déducteur de la TVA.

Franchise en base de TVA

Régime fiscal permettant aux petits professionnels dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas certains seuils de ne pas facturer la TVA à leurs clients. En contrepartie, ils ne peuvent pas déduire la TVA sur leurs achats. Seuils 2024 : 36 800 € pour les prestations de services, 91 900 € pour les ventes de biens.

Papier thermique

Support utilisé pour l'impression des tickets de caisse, reçus de péage et reçus de terminal bancaire. Le papier thermique s'efface progressivement sous l'effet de la chaleur, de la lumière et de l'humidité — parfois en quelques semaines. Il est recommandé de numériser les justificatifs thermiques dans les 24 à 48 heures suivant leur émission pour conserver leur valeur probante.

Export CSV comptable

Fichier texte au format CSV (Comma-Separated Values) listant les dépenses du mois avec les colonnes attendues par un cabinet comptable : date, fournisseur, montant TTC, montant HT, TVA, catégorie, type de dépense et dossier client. Ce format est importable directement dans les logiciels de comptabilité (Sage, Cegid, QuickBooks, etc.) sans ressaisie manuelle.