Guide d'achat
Logiciel de note de frais : comment choisir quand on est seul aux commandes
Mis à jour en août 2026
La plupart des logiciels de note de frais sont pensés pour des services financiers qui contrôlent les dépenses de plusieurs dizaines de salariés. Un indépendant, un artisan ou une TPE n'a pas ce problème : il a un tas de tickets, une TVA à récupérer et un comptable à qui envoyer quelque chose de propre à la fin du mois. Voici les critères qui comptent dans ce cas, et ce que fait ScanCompta sur chacun.
Six critères qui décident vraiment
Saisie en moins de dix secondes
Le seul critère qui décide de l'usage réel. Si enregistrer un ticket demande trois écrans, les justificatifs finissent dans une boîte à chaussures. Dans ScanCompta, on photographie, l'IA lit le montant, la TVA, la date et la catégorie, on valide.
Export réellement exploitable
Un bon export comprend les colonnes attendues par un cabinet — date, fournisseur, TTC, TVA, catégorie, type — et les images des pièces. ScanCompta envoie le CSV et les justificatifs par e-mail, par mois et par dossier.
Classement par client ou par projet
Refacturer des frais ou isoler un chantier suppose de pouvoir ranger chaque dépense. Les dossiers de ScanCompta se choisissent au scan et servent de filtre partout dans l'application, jusqu'à l'export.
Frais kilométriques intégrés
Beaucoup d'outils gèrent les reçus mais laissent les trajets de côté. Ici, un déplacement se saisit sans photo, avec votre taux, et rejoint la même liste et le même export que les reçus.
Fonctionne hors connexion
Chantier en sous-sol, parking, zone blanche : les scans sont mis en file d'attente et synchronisés au retour du réseau. L'application s'installe sur l'écran d'accueil, iPhone comme Android.
Prix lisible, sans coût par utilisateur
Les suites d'entreprise facturent par collaborateur et par mois, avec un socle minimum. Pour un indépendant, ScanCompta reste à 5,99 € par mois ou 57 € par an, scans illimités, sans engagement.
Testez l'extraction sur un reçu
Rien ne remplace un essai. Envoyez la photo d'un ticket : la lecture ci-dessous est la même que dans l'application.
Testez le scan en direct
Aucun compte requis. Rien n'est enregistré.
Aucun compte requis. Rien n'est enregistré.
Ce que ScanCompta ne fait pas
Autant le dire tout de suite : si vous cherchez l'une de ces fonctions, une suite de gestion des dépenses d'entreprise sera plus adaptée.
- Circuits de validation à plusieurs niveaux
- Politique de dépenses par service et par plafond
- Cartes de paiement d'entreprise rapprochées automatiquement
- Intégrations SIRH ou paie pour des dizaines de salariés
Combien ça coûte
Questions fréquentes
Quel logiciel de note de frais choisir quand on est indépendant ?
Pour un indépendant ou une TPE, l'essentiel tient en quatre points : scanner un reçu en moins de dix secondes depuis le téléphone, récupérer automatiquement le montant, la TVA et la date, classer les dépenses par client ou par projet, et sortir un export exploitable par l'expert-comptable. Les suites conçues pour des équipes de plusieurs dizaines de salariés ajoutent des circuits de validation et un coût par utilisateur qui n'ont pas d'intérêt dans ce contexte.
Existe-t-il une application de note de frais gratuite ?
La plupart des applications proposent un palier gratuit limité en nombre de justificatifs ou en fonctionnalités d'export. ScanCompta offre 5 scans gratuits par mois, sans carte bancaire ; au-delà, l'abonnement Pro est à 5,99 € par mois ou 57 € par an et lève la limite de scans.
Une note de frais photographiée a-t-elle une valeur justificative ?
La photo facilite la tenue de vos comptes, mais la valeur probante d'une copie numérique suppose une numérisation conforme aux conditions fixées par l'administration. Par prudence, conservez les originaux papier ou faites valider votre procédure par votre expert-comptable.
Comment transmettre mes notes de frais à mon comptable ?
Depuis ScanCompta, l'export mensuel génère un fichier CSV (date, fournisseur, montant TTC, TVA, catégorie, type de dépense, dossier) accompagné des images des justificatifs, envoyé par e-mail au destinataire de votre choix. Vous pouvez limiter l'export à un dossier client ou à une période donnée.
Les frais kilométriques sont-ils gérés ?
Oui. Un trajet se saisit sans photo : distance, motif et taux appliqué. Le montant est calculé automatiquement et apparaît dans les listes et dans l'export au même titre que les reçus, avec une colonne de type de dépense pour les distinguer.